Tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Emme ole nimittäneet erillistä tietosuojavastaavaa (DPO), koska lakisääteiset edellytykset (GDPR Art. 37) eivät täyty. Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Kerättävät henkilötiedot

Tietoluokka	Tiedot
Yhteystiedot	Nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, Y-tunnus
Tarjouspyynnöt	Tuotetiedot, projektin tiedot, lisätiedot
Tilaukset	Tilausnumerot, toimitusosoitteet, yhteyshenkilöt
Tekniset tiedot	Välttämättömät evästeet (istuntotunniste, kieli, evästevalinta; ks. evästekäytäntö); IP-osoite ja aikaleima rekisteröitymisen, lomakelähetysten ja hyväksyntöjen todentamiseksi sekä väärinkäytön estämiseksi; palvelimen yhteyslokit (IP-osoite, pyydetty sivu, aika). Sivuvierailuhistoriaa ei tallenneta eikä analytiikkaa käytetä.
Viestintäluvat	Valintasi muistutus- ja tiedoteviesteistä sekä tiedoteluvan antamishetki (portaalin viestintäasetukset)
Liitteet	Tarjouspyyntöjen, tilausten ja projektien liitetiedostot (esim. tarjouspyyntöaineisto, pohjapiirustukset) ja niiden metatiedot
Projektit	Projektien nimet, kohde- ja toimitusosoitteet, yhteyshenkilöt
Huoltokirjat	Huolto- ja vesianalyysimerkinnät: laitetiedot, asennusosoite, huoltoyrityksen nimi ja kuittaajan nimi sekä loppuasiakkaan nimi silloin, kun asentaja-asiakas on sen tallentanut
Sähköpostikirjeenvaihto	Yhteydenotot ja viestiketjut (portaalin viestit, yhteydenotto- lomake, asiakaspalvelun vastaukset) sekä niiden aikaleimat

Tietojen käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelytoiminto	Oikeusperuste
Tarjouspyynnön käsittely	Sopimusta edeltävät toimenpiteet — Art. 6(1)(b)
Tilausten käsittely ja toimitus	Sopimuksen täytäntöönpano — Art. 6(1)(b)
Laskutus ja kirjanpito	Lakisääteinen velvoite — Art. 6(1)(c)
Tiedotteet ja uutiskirjeet sähköpostiin	Suostumus — Art. 6(1)(a). Annetaan ja peruutetaan portaalin viestintäasetuksissa (Tiedotteet ja uutiskirjeet) tai viestin Lopeta muistutukset -linkistä; peruuttaminen poistaa luvan ja sen aikaleiman.
Tarjousmuistutukset (B2B), väärinkäytön ja petosten estäminen, palvelun tietoturva (mm. lomakkeiden bottisuojaus, kirjautumisen väärinkäyttöyritysten havaitseminen, lokitiedot) sekä yritysasiakassuhteen hoitaminen	Oikeutettu etu — Art. 6(1)(f)

Oikeutettu etu (Art. 6(1)(f)): oikeutettuja etujamme ovat petosten ja väärinkäytön estäminen, palvelun ja tietojärjestelmien tietoturva sekä yritysasiakassuhteen hoitaminen ja siihen liittyvä asiallinen viestintä (mm. tarjousmuistutus jo pyydetystä tarjouksesta). Olemme arvioineet, etteivät nämä käsittelytoimet syrjäytä rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia. Sinulla on oikeus vastustaa tähän perusteeseen nojaavaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella (Art. 21(1)); suoramarkkinointiin liittyvää käsittelyä voit vastustaa milloin tahansa ilman perustetta, jolloin lopetamme sen välittömästi (Art. 21(2)–(3)). Vastustamispyynnön voit tehdä osoitteeseen info@asensi.fi tai muistutusviestin Lopeta muistutukset -linkistä.

Tietojen vastaanottajat

Tilauksen toteuttaminen edellyttää henkilötietojen luovuttamista seuraaville vastaanottajaryhmille. Luovutamme vain kuhunkin tarkoitukseen tarpeelliset tiedot:

• Tavarantoimittajat — Asensi toimii pääosin ilman omaa varastoa ja hankkii tuotteet tilauksesta tavarantoimittajilta, jotka sijaitsevat Italiassa (EU) ja Sveitsissä (EU/ETA-alueen ulkopuolinen maa). Toimitukseen tarvittavat tiedot (nimi, toimitusosoite, yhteystiedot) luovutetaan toimittajalle.
• Kuljetusliikkeet / rahdinkuljettajat — toimitusosoite ja yhteystiedot tavaran toimittamiseksi.
• Kirjanpito ja laskutus — lasku- ja tilaustietoja käsitellään kirjanpitojärjestelmässä (Netvisor) ja tilitoimiston toimesta lakisääteisen kirjanpidon toteuttamiseksi.
• IT- ja sähköpostipalvelut — sähköpostiviestintä toteutetaan Microsoft 365 / Microsoft Graph -palvelun kautta, ja järjestelmän varmuuskopiot (mukaan lukien tilaus- ja asiakastiedot) säilytetään salattuina Microsoft 365 -pilvipalvelussa (SharePoint).
• Palvelininfrastruktuuri — verkkopalvelu on isännöity EU-alueella (Hetzner, Saksa).
• Bottisuojaus — lomakkeiden väärinkäytön estämiseksi voidaan käyttää captcha-palvelua, jolloin selaimen IP-osoite välittyy palveluntarjoajalle.
• Salasanan turvatarkistus — rekisteröitymisen yhteydessä salasana tarkistetaan tunnettuja tietovuotoja vastaan Have I Been Pwned -palvelulla. Tarkistus on yksityisyyttä suojaava: palvelulle välittyy ainoastaan lyhyt tarkistesumman alkuosa — ei koskaan salasanaa, koko tarkistetta tai muita tietojasi.

Emme käytä Googlen tai muiden mainosverkkojen palveluita. Sivusto ei lataa kolmansien osapuolten fontteja, skriptejä tai kuvia lukuun ottamatta edellä mainittua bottisuojausta, joka latautuu vasta lomakkeen täytön alkaessa.

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Koska osa tavarantoimittajista sijaitsee Sveitsissä, toimituksen toteuttamiseksi tarvittavia henkilötietoja (nimi, toimitusosoite, yhteystiedot) siirretään Sveitsiin. Siirto perustuu Euroopan komission Sveitsiä koskevaan tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (adequacy decision), jonka mukaan Sveitsin tietosuojan taso vastaa EU:n tasoa. Mahdolliset muut siirrot kolmansiin maihin toteutetaan vain GDPR:n luvun V mukaisin suojatoimin (esim. komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet).

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista on yhdysvaltalaisia: Microsoft (Microsoft 365 / Microsoft Graph -sähköposti ja SharePoint-varmuuskopiot) sekä lomakkeiden bottisuojauksen tarjoaja Intuition Machines, Inc. (hCaptcha), jolle välittyy IP-osoitteesi lomakkeen täytön alkaessa. Siirto Yhdysvaltoihin perustuu ensisijaisesti EU:n ja Yhdysvaltain väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework) ja siihen liittyvään Euroopan komission riittävyyspäätökseen siltä osin kuin palveluntarjoaja on sertifioitu kehykseen. Jos sertifiointi ei ole voimassa, siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC, Art. 46(2)(c)) täydentävine suojatoimineen (mm. salaus siirron ja säilytyksen aikana). Voit pyytää jäljennöksen käytetyistä suojatoimista ja tiedon kulloinkin voimassa olevasta siirtoperusteesta osoitteesta info@asensi.fi.

Muualta kuin sinulta saadut tiedot

Pääosa tiedoista saadaan suoraan sinulta. Toimituksen yhteydessä voimme saada sinua koskevia tietoja myös rahdinkuljettajalta tai tavarantoimittajalta — esimerkiksi toimituksen seurantatietoja ja toimitusvahvistuksen (toimitettu / noudettu / aikaleima). Näitä tietoja käsitellään tilauksen toimittamiseksi ja siihen liittyvien reklamaatioiden hoitamiseksi (GDPR Art. 6(1)(b) ja Art. 14).

Huoltokirjojen loppuasiakkaat. Asiakkaamme (LVI-asennusliikkeet) tallentavat palveluun huoltokirjamerkintöjä, jotka voivat sisältää heidän oman loppuasiakkaansa henkilötietoja: loppuasiakkaan nimen, asennuskohteen osoitteen sekä huolto- ja analyysimerkinnän kuittaajan nimen. Näitä tietoja emme saa sinulta itseltäsi vaan asennusliikkeeltä. Käsittelemme niitä huoltokirjapalvelun tuottamiseksi asennusliikkeelle sekä tuotteen takuu- ja huoltohistorian todentamiseksi; käsittelyperusteena on oikeutettu etumme tarjota tilaamamme palvelu ja pitää huoltohistoria luotettavana (Art. 6(1)(f)) sekä huoltokirjan osalta sopimuksen täytäntöönpano suhteessa asennusliikkeeseen (Art. 6(1)(b)). Tiedot säilytetään huoltokirjan elinkaaren ajan ja niitä ei luovuteta muille kuin ne tallentaneelle asennusliikkeelle. Sinulla on kaikki tässä selosteessa kuvatut rekisteröidyn oikeudet, myös oikeus vastustaa käsittelyä (Art. 21); pyynnöt osoitteeseen info@asensi.fi. Jos merkintä on tallennettu virheellisesti tai ilman perustetta, poistamme sen pyynnöstä.

Tietojen säilytysajat

Tietoluokka	Säilytysaika
Tarjouspyynnöt (ei tilausta)	24 kuukautta
Luonnokset / keskeneräiset	90 päivää
Tilaukset ja laskut	6 vuotta (kirjanpitolaki 1336/1997)
Yhteydenotot ja tietopyynnöt (asensi.contact.message)	Tietosuojapyynnöt (Art. 15–21) 24 kuukautta käsittelyn päättymisestä; muu asiakaskirjeenvaihto 6 vuotta (kirjanpitolain 2:10 mukainen kirjeenvaihto). Avoimia asioita ei poisteta.
Järjestelmän tekniset lokit (ir.logging)	90 päivää
Tarjouspyyntöjen ja tilausten liitetiedostot	Portaalissa 30 päivää tilauksen päättymisestä (toimitus, peruutus tai lukitus). Sen jälkeen tiedostot arkistoidaan salattuina Microsoft 365 -palveluun kirjanpitoaineiston säilytysajaksi (6 vuotta) ja poistetaan portaalista. Liite poistetaan portaalista vasta, kun arkistokopio on varmistettu.
Palvelimen yhteyslokit (IP-osoite, pyydetty sivu, aika)	Enintään 15 päivää (päivittäinen kierto, 14 kopiota). Sovelluslokit kierrätetään kokoperusteisesti (enintään 500 Mt), käytännössä muutamassa viikossa.
Viestintäluvat	Luvan voimassaolon ajan; peruutettaessa lupa ja sen aikaleima poistetaan välittömästi.
Sivuvierailuhistoria	Ei tallenneta.
Asiakastiedot (yhteystiedot, tili)	Asiakassuhteen ajan. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan poistopyynnöstä siltä osin kuin kirjanpitolaki tai muu lakisääteinen velvoite ei edellytä säilyttämistä (tositteisiin liittyvät tiedot 6 vuotta). Emme poista asiakastietoja automaattisella aikarajalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• Tarkastusoikeus (Art. 15) — pyytää tietoa käsittelemistämme henkilötiedoistasi
• Oikaisuoikeus (Art. 16) — pyytää virheellisten tietojen korjaamista
• Poisto-oikeus (Art. 17) — pyytää tietojesi poistamista
• Käsittelyn rajoittaminen (Art. 18) — pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun kiistät tietojen oikeellisuuden
• Siirto-oikeus (Art. 20) — lataa tietosi koneellisesti luettavassa muodossa
• Vastustamisoikeus (Art. 21) — vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointiin
• Suostumuksen peruuttaminen (Art. 7(3)) — siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa: tiedoteluvat portaalin viestintäasetuksista, evästevalinnat sivun Evästeasetukset-painikkeesta. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Automaattinen päätöksenteko: Emme tee sinua koskevaa automaattista päätöksentekoa emmekä profilointia (GDPR Art. 22).

Tilauksen ja laskutuksen edellyttämien tietojen antaminen on edellytys sopimuksen tekemiselle ja toimitukselle. Jos näitä tietoja ei anneta, emme voi käsitellä tilausta emmekä toimittaa tuotteita.

Pyynnöt osoitetaan sähköpostilla: info@asensi.fi
Vastaamme pyyntöihin yhden kuukauden kuluessa (GDPR Art. 12(3)).

Valitusoikeus

Jos koet, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle:

Evästeet

Sivusto asettaa ainoastaan toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä: istunto ja kirjautuminen (7 vuorokautta viimeisestä käynnistä), ostoskori, tietoturva, kielivalinta ja evästevalintasi muistaminen. Näitä ei voi poistaa käytöstä, eivätkä ne edellytä suostumusta. Käyttöliittymän omat valintasi (näkymätila, avatut paneelit) tallentuvat selaimesi paikalliseen tallennustilaan omalle laitteellesi.

Evästeasetuksissa on lisäksi kolme valinnaista luokkaa — Mieltymykset, Tilastointi ja Markkinointi. Yksikään näistä ei ole käytössä: valintasi tallennetaan etukäteen, mutta sen perusteella ei aseteta evästeitä eikä kerätä tietoa. Verkkokauppa-alustan valmiudet kampanjalinkkien seurantaan, viimeksi katsottujen tuotteiden evästeeseen ja sivuvierailujen tallentamiseen on kytketty pois palvelimelta. Jos otamme jonkin luokan myöhemmin käyttöön, se tapahtuu vasta antamasi suostumuksen perusteella ja päivitämme tämän selosteen ennen käyttöönottoa. Voit hallita ja peruuttaa evästevalintasi milloin tahansa sivun Evästeasetukset-painikkeesta tai evästeasetuksista.

Lisäksi käytämme tietyillä lomakkeilla (rekisteröityminen, salasanan palautus, yhteydenottolomake, yhteyshenkilön näyttäminen sekä kirjautuminen epäonnistuneen yrityksen jälkeen) bottisuojausta (hCaptcha), joka latautuu vasta lomakkeen täytön alkaessa ja joka voi tallentaa tietoa laitteellesi ja välittää IP-osoitteesi palveluntarjoajalle Yhdysvaltoihin. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme pitää palvelu turvallisena (GDPR Art. 6(1)(f)) eikä sitä käytetä seurantaan tai mainontaan. Tarkemmat tiedot evästeistä ja niiden voimassaoloajoista löytyvät evästekäytännöstä.