Tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Emme ole nimittäneet erillistä tietosuojavastaavaa (DPO), koska lakisääteiset edellytykset (GDPR Art. 37) eivät täyty. Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Kerättävät henkilötiedot

Tietoluokka	Tiedot
Yhteystiedot	Nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, Y-tunnus
Tarjouspyynnöt	Tuotetiedot, projektin tiedot, lisätiedot
Tilaukset	Tilausnumerot, toimitusosoitteet, yhteyshenkilöt
Tekniset tiedot	Evästeet (istuntotunniste)

Tietojen käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelytoiminto	Oikeusperuste
Tarjouspyynnön käsittely	Sopimusta edeltävät toimenpiteet — Art. 6(1)(b)
Tilausten käsittely ja toimitus	Sopimuksen täytäntöönpano — Art. 6(1)(b)
Laskutus ja kirjanpito	Lakisääteinen velvoite — Art. 6(1)(c)
Tarjousmuistutukset (B2B)	Oikeutettu etu — Art. 6(1)(f)

Tietojen vastaanottajat

Tilauksen toteuttaminen edellyttää henkilötietojen luovuttamista seuraaville vastaanottajaryhmille. Luovutamme vain kuhunkin tarkoitukseen tarpeelliset tiedot:

• Tavarantoimittajat — Asensi toimii pääosin ilman omaa varastoa ja hankkii tuotteet tilauksesta tavarantoimittajilta, jotka sijaitsevat Italiassa (EU) ja Sveitsissä (EU/ETA-alueen ulkopuolinen maa). Toimitukseen tarvittavat tiedot (nimi, toimitusosoite, yhteystiedot) luovutetaan toimittajalle.
• Kuljetusliikkeet / rahdinkuljettajat — toimitusosoite ja yhteystiedot tavaran toimittamiseksi.
• Kirjanpito ja laskutus — lasku- ja tilaustietoja käsitellään kirjanpitojärjestelmässä (Netvisor) ja tilitoimiston toimesta lakisääteisen kirjanpidon toteuttamiseksi.
• IT- ja sähköpostipalvelut — sähköpostiviestintä toteutetaan Microsoft 365 / Microsoft Graph -palvelun kautta.
• Palvelininfrastruktuuri — verkkopalvelu on isännöity EU-alueella (Hetzner, Saksa).
• Bottisuojaus — lomakkeiden väärinkäytön estämiseksi voidaan käyttää captcha-palvelua, jolloin selaimen IP-osoite välittyy palveluntarjoajalle.

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Koska osa tavarantoimittajista sijaitsee Sveitsissä, toimituksen toteuttamiseksi tarvittavia henkilötietoja (nimi, toimitusosoite, yhteystiedot) siirretään Sveitsiin. Siirto perustuu Euroopan komission Sveitsiä koskevaan tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (adequacy decision), jonka mukaan Sveitsin tietosuojan taso vastaa EU:n tasoa. Mahdolliset muut siirrot kolmansiin maihin toteutetaan vain GDPR:n luvun V mukaisin suojatoimin (esim. komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet).

Muualta kuin sinulta saadut tiedot

Pääosa tiedoista saadaan suoraan sinulta. Toimituksen yhteydessä voimme saada sinua koskevia tietoja myös rahdinkuljettajalta tai tavarantoimittajalta — esimerkiksi toimituksen seurantatietoja ja toimitusvahvistuksen (toimitettu / noudettu / aikaleima). Näitä tietoja käsitellään tilauksen toimittamiseksi ja siihen liittyvien reklamaatioiden hoitamiseksi (GDPR Art. 6(1)(b) ja Art. 14).

Tietojen säilytysajat

Tietoluokka	Säilytysaika
Tarjouspyynnöt (ei tilausta)	24 kuukautta
Luonnokset / keskeneräiset	90 päivää
Tilaukset ja laskut	6 vuotta (kirjanpitolaki 1336/1997)
Asiakastiedot	Asiakassuhteen ajan + 12 kuukautta

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• Tarkastusoikeus (Art. 15) — pyytää tietoa käsittelemistämme henkilötiedoistasi
• Oikaisuoikeus (Art. 16) — pyytää virheellisten tietojen korjaamista
• Poisto-oikeus (Art. 17) — pyytää tietojesi poistamista
• Käsittelyn rajoittaminen (Art. 18) — pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun kiistät tietojen oikeellisuuden
• Siirto-oikeus (Art. 20) — lataa tietosi koneellisesti luettavassa muodossa
• Vastustamisoikeus (Art. 21) — vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointiin
• Suostumuksen peruuttaminen (Art. 7(3)) — siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Automaattinen päätöksenteko: Emme tee sinua koskevaa automaattista päätöksentekoa emmekä profilointia (GDPR Art. 22).

Tilauksen ja laskutuksen edellyttämien tietojen antaminen on edellytys sopimuksen tekemiselle ja toimitukselle. Jos näitä tietoja ei anneta, emme voi käsitellä tilausta emmekä toimittaa tuotteita.

Pyynnöt osoitetaan sähköpostilla: info@asensi.fi
Vastaamme pyyntöihin yhden kuukauden kuluessa (GDPR Art. 12(3)).

Valitusoikeus

Jos koet, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle:

Evästeet

Sivusto käyttää ainoastaan toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Analytiikka- tai markkinointievästeitä ei käytetä. Voit hallita ja peruuttaa evästevalintasi milloin tahansa sivun Evästeasetukset-painikkeesta tai evästeasetuksista.

Lisäksi käytämme tietyillä lomakkeilla (kirjautuminen, rekisteröityminen, tarjouspyyntö ja yhteyshenkilön näyttäminen) bottisuojausta (hCaptcha ja/tai Cloudflare Turnstile), joka voi tallentaa tietoa laitteellesi ja välittää IP-osoitteesi palveluntarjoajalle Yhdysvaltoihin. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme pitää palvelu turvallisena (GDPR Art. 6(1)(f)) eikä sitä käytetä seurantaan tai mainontaan. Tarkemmat tiedot evästeistä ja niiden voimassaoloajoista löytyvät evästekäytännöstä.